Ersten Mitarbeiter anstellen in Österreich – Schritt für Schritt erklärt

Der erste Mitarbeiter ist ein Meilenstein – er bedeutet Wachstum, mehr Kapazität und oft auch eine neue Unternehmensphase. Gleichzeitig bringt er eine Reihe an gesetzlichen Pflichten mit sich, die auf den ersten Blick überwältigend wirken können. Wer hier einen Schritt übersieht, riskiert Nachzahlungen, Strafen oder Probleme mit der Gebietskrankenkasse.

Als geprüfter Bilanzbuchhalter begleite ich in meiner Wiener Kanzlei regelmäßig Unternehmer durch genau diesen Prozess. Die gute Nachricht: Wenn man den Ablauf kennt und strukturiert vorgeht, ist die Anstellung des ersten Mitarbeiters gut zu bewältigen.

In diesem Artikel führe ich Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Stationen – von der Vorbereitung über die Behördenanmeldung bis zur laufenden Lohnverrechnung. Österreichisches Recht, kein Fachjargon-Kauderwelsch.

Schritt 1 – Vor der Anstellung: Grundlagen klären

Bevor Sie irgendetwas anmelden, müssen einige grundlegende Fragen geklärt sein. Die wichtigste: Welchem Kollektivvertrag (KV) unterliegt Ihr Unternehmen? In Österreich gilt für nahezu jede Branche ein eigener KV, der Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche und Sonderzahlungen regelt. Den passenden KV finden Sie über die Kollektivvertragssuche der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) auf wko.at. Die Einstufung des Mitarbeiters in die richtige Verwendungsgruppe und das richtige Dienstjahr ist dabei keine Kleinigkeit – Fehler hier wirken sich direkt auf die monatlichen Kosten und mögliche Nachforderungen aus.

Außerdem sollten Sie klären, ob Sie einen Arbeiter oder einen Angestellten einstellen. Diese Unterscheidung hat rechtliche Auswirkungen auf Kündigungsfristen, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und mehr – auch wenn die Unterschiede durch das Arbeitsrechts-Änderungsgesetz der letzten Jahre teilweise angeglichen wurden.

Schließlich brauchen Sie einen schriftlichen Dienstvertrag. Dieser ist in Österreich zwar nicht für alle Beschäftigungsformen zwingend vorgeschrieben, aber absolut empfehlenswert. Der Vertrag sollte Beginn, Arbeitszeit, Entgelt, Urlaub und Kündigungsfristen klar regeln. Muster gibt es bei der WKO, eine individuelle Prüfung durch einen Fachmann ist aber ratsam.

Schritt 2 – ELDA: Die Anmeldung bei der Sozialversicherung

Einer der wichtigsten Schritte ist die rechtzeitige Anmeldung Ihres Mitarbeiters bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK). In Österreich gilt die sogenannte Vor-Anmeldepflicht: Der Mitarbeiter muss vor Arbeitsantritt – also idealerweise am Tag vor dem ersten Arbeitstag oder spätestens am ersten Arbeitstag vor Arbeitsbeginn – bei der ÖGK gemeldet sein.

Die Anmeldung erfolgt elektronisch über ELDA (Elektronischer Datenaustausch mit Sozialversicherungsträgern) unter elda.at. Wenn Sie noch kein ELDA-Konto haben, müssen Sie sich dort zuerst registrieren – planen Sie dafür etwas Vorlaufzeit ein. Alternativ kann die Anmeldung auch über das Unternehmensserviceportal (USP) unter usp.gv.at abgewickelt werden, das als zentrales digitales Behördenportal für Unternehmen in Österreich dient.

Für die Anmeldung benötigen Sie:

• Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
• Geburtsdatum und vollständige Adresse
• Beginn des Dienstverhältnisses
• Art der Beschäftigung (Vollzeit, Teilzeit, geringfügig)
• Beitragsgrundlage (das vereinbarte Bruttoentgelt)
• Ihre Dienstgebernummer (falls noch nicht vorhanden, wird diese bei der ÖGK beantragt)

Eine verspätete oder vergessene Anmeldung kann zu empfindlichen Strafen führen. Nehmen Sie diesen Schritt daher sehr ernst.

Schritt 3 – Steuerliche Erfassung beim Finanzamt

Parallel zur Sozialversicherungsanmeldung müssen Sie sich als Dienstgeber auch steuerlich um Ihren Mitarbeiter kümmern. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, monatlich die Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Dazu kommen weitere lohnabhängige Abgaben:

• Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB): 3,7 % der Bruttolohnsumme (Stand 2026)
• Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ): variiert je nach Bundesland, in Wien 0,36 % (Stand 2026)
• Kommunalsteuer: 3 % der Bruttolohnsumme, abzuführen an die Gemeinde Wien
• Wiener Dienstgeberabgabe („U-Bahn-Steuer"): 2 € pro Dienstnehmer pro angefangene Beschäftigungswoche – nur in Wien

Die Lohnsteuer selbst richtet sich nach dem Einkommensniveau des Mitarbeiters und wird anhand der Lohnsteuertabelle berechnet. Für die korrekte Berechnung benötigen Sie die Steuernummer des Mitarbeiters sowie dessen Erklärung zu allfälligen Pendlerpauschalen oder anderen steuerlichen Besonderheiten. All das wird über FinanzOnline (finanzonline.bmf.gv.at) abgewickelt. Als Dienstgeber müssen Sie dort ebenfalls registriert sein.

Schritt 4 – Laufende Lohnverrechnung und Abgaben

Mit der Anmeldung ist die Arbeit nicht getan – jeden Monat folgt die Lohnverrechnung. Das bedeutet: Sie berechnen das Bruttogehalt, ziehen die Dienstnehmeranteile zur Sozialversicherung sowie die Lohnsteuer ab und überweisen das Nettogehalt an den Mitarbeiter. Gleichzeitig führen Sie als Dienstgeber die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sowie DB, DZ und Kommunalsteuer ab.

Die Sozialversicherungsbeiträge werden monatlich direkt an die ÖGK überwiesen. Kommunalsteuer und DZ sind ebenfalls monatlich fällig. DB und DZ gehen an das Finanzamt. Fristen versäumen ist teuer – planen Sie diese Zahlungen fest in Ihren Unternehmenskalender ein.

Darüber hinaus müssen Sie einmal jährlich die Lohnzettel (L16) für alle Mitarbeiter elektronisch über ELDA oder FinanzOnline übermitteln. Das passiert nach dem Jahresende. Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld (13. Gehalt) und Weihnachtsremuneration (14. Gehalt) sind bei vielen Kollektivverträgen Pflicht und müssen gesondert abgerechnet werden – sie profitieren zudem von einer begünstigten Besteuerung.

Schritt 5 – Weitere Pflichten, die oft vergessen werden

Neben Anmeldung und Lohnverrechnung gibt es einige weitere Pflichten, die Unternehmer beim ersten Mitarbeiter gerne übersehen:

• Mitarbeiter-Vorsorgekasse (MVK): Seit 2003 gilt in Österreich die „Abfertigung Neu". Als Dienstgeber müssen Sie monatlich 1,53 % des Bruttoentgelts in eine betriebliche Mitarbeitervorsorgekasse einzahlen. Die Auswahl der MVK liegt beim Dienstgeber, die Einzahlung erfolgt über die ÖGK.
• Dienstnehmerhaftpflichtversicherung und AUVA: Über die Sozialversicherungsbeiträge ist Ihr Mitarbeiter automatisch bei der Allgemeinen Unfallversicherungsanstalt (AUVA) unfallversichert.
• Arbeitnehmerschutz: Das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) verpflichtet Sie zu sicheren Arbeitsbedingungen, Evaluierung von Arbeitsplätzen und ggf. zur Bestellung eines Sicherheitsvertrauenspersonals.
• Aufzeichnungspflichten: Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden. Führen Sie von Anfang an ein ordentliches Arbeitszeitaufzeichnungssystem.
• Urlaubsrecht: Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt in Österreich 5 Wochen (25 Arbeitstage bei 5-Tage-Woche) pro Jahr. Nach mehr als 25 Dienstjahren beim selben Arbeitgeber steigt der Anspruch laut Urlaubsgesetz auf 6 Wochen – manche Kollektivverträge sehen einen früheren Anspruch vor.

Fazit

Den ersten Mitarbeiter anzustellen ist kein Hexenwerk – aber es braucht Sorgfalt, Vorbereitung und ein gutes Verständnis der österreichischen Rechtslage. Wer die Schritte kennt und konsequent umsetzt, legt den Grundstein für ein sauberes Dienstverhältnis ohne böse Überraschungen. Als geprüfter Bilanzbuchhalter in Wien unterstütze ich Sie bei Sadik Finanzservice gerne von Anfang an: von der Kollektivvertrags-Einstufung über die ELDA-Anmeldung bis zur laufenden Lohnverrechnung. Sprechen Sie mich an – damit Ihr erstes Dienstverhältnis von Tag eins auf solidem Fundament steht.

Tamer Sadik Gepruefter Bilanzbuchhalter · Sadik Finanzservice Wien

Ich betreue KMU in Wien bei Buchhaltung, Lohnverrechnung und Jahresabschluss – persoenlich, digital und verlasslich.